零細事業の経営者として身上届をデザインする際に考えたこと

うーん。なかなか受験ブログに専念できていない。。

それは即ち、やっぱり実体的には経営者…であり、管理業務全般担当者である面が濃いからなんだけど。ま、そんなわけで、エイヤと身上届を作成したJDから、標題の件につきシェアいたします。できるだけ、利用価値が高いよう、一般化ができることを意識して書きます。

士業資格ブログでもある、という観点からいうと、本件は、社労士さんマターすな。

うちはウチの社労士さんには給与計算ぐらいしか頼む契約になっていないのと、仮に顧問契約みたいなのを頼んだとして、通り一遍のものが出てくるだけなら残念無念。私も全くの素人ではないので、自分で作った方が良いかも、ということで、今回自作しています。

 

この手のフォーマットに共通して意識していること

  1. 使い手に分かりやすくメンドクサクナイものにすること。
  2. 文書作成の最低限のお作法は踏まえること。つまり、表題を付けて明記する、誰から誰宛のいつ作成の書類か明確なようにする。
  3. 何のための書類か、最初から最後まで脳内で復唱しながら作ること。
  4. つまり、一般的なフォーマットと乖離し過ぎないようにする。

一般的なフォーマットは、こんな感じでGoogle画像検索結果をざっと眺めればいくらでも見ることができます。ちなみにこの作業は、会社勤めの時にも基本、必ずやるようにしていました。

 

身上届に限った話

Wordで作るのが良いのか、Excelで作るのが良いのか。

Excelで文書作成することの悪名は高いけれども、フォーマット(書式)をExcelで作ることには分がある場合もあります。

つまり、届出用紙、社内手続用紙の類は、原則A4を1枚片面に収めるべきことは言うまでもないけれど、Excelのほうが、表を作ること関しては長けています。情報を詰め込み、詰め込みしたい場合には向いている。

身上届の場合は、家族の情報を届けさせることになるので、Excelのほうが分があると思います。縦方向に人間、横方向に項目、と拡げやすい。

てゆうかWhat’s 身上届。

身の上について届けること。

つまり、身上届の様式を定めるということは、従業員の氏名とか、住所とか生年月日とかID…Identifyするに足る情報を届けてもらうこと。実際的には、同居の家族、扶養家族について、同様の情報を届け出てもらうことが主流です。

個人情報、プライバシー尊重が喧しい世の中で、実際それは大事なことですが、何も興味本位で尋ねているのではなく、実用的な意味があります。今回私も必要に迫られて様式を作っているんだけれども。たとえば、社保関係の手続で官公署に提出を要したり、助成金なんかもそうだし。あとは、各種手当など、恩恵的な人事制度を企画立案するにあたって、そもそもどのぐらいの予算を見込めば制度導入可能なのか、というポジティブな課題の検討材料にすることもあります。

従業員のバックグラウンドに応じたお金を出すのはもうスッカリ流行らないのだけど(理由:成果主義に移行しているので)、私は、私の経営中の事業は、少子高齢化に微力ながら抗うことを結構大事な課題に据えているので、その辺のインセンティブになることは、できるだけしたいと思っています。

項目を挙げると

  • ヘッダー: 書式名 一行説明 届出人氏名欄、届出日付欄
  •  縦軸に人間 人間別×項目ごとに二行目に今回変更?Yes / Noチェックボックスを付ける
    • 本人
    • 家族A
    • 家族B
    • 家族C (以下略
  • 横軸に項目
    • 新規 / 変更 / 除外の別 チェックボックス式
    • 氏名
    • 続柄 (配偶者 / 親 / 子 / その他)チェックボックス式
    • 扶養義務の有無 チェックボックス式
    • 同居の有無 チェックボックス式
    • マイナンバー ※従業員の家族については扶養家族の場合のみ必要なことがある 無暗矢鱈に取得しないこと
    • 届出理由欄 (引越し / 結婚 / 離婚 / 出生 / 死亡 / その他)チェックボックス式と自由記入欄 続柄欄でその他にチェックした場合もこの欄に記載させるように
  • フッター:記入に当たっての注意事項 個人情報の利用目的の通知も入れるかどうか

 

作成例をあげたいところなのだけど、身バレに繋がっては嫌なので、とりあえずは止めておきます。

 

気になる法律

<>内は私、JDの追記です

番号法(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律)(マイナンバー法)

(提供の求めの制限)
第十五条  何人も、第十九条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、他人(自己と同一の世帯に属する者以外の者をいう。第二十条において同じ。)に対し、個人番号<マイナンバー>の提供を求めてはならない。

 

※個人番号(マイナンバー)は個人情報保護法の適用を受けるのか

個人番号は個人情報保護法上の個人情報に該当します。

>> 個人情報保護法との関係:個人番号は個人情報ですか | 法務ネット:弁護士 川内康雄

 

個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)

(定義)
第二条  この法律において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。<二項以下省略>

(利用目的の特定)
第十五条  個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2  個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第十六条  個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。<二項以下省略>

 
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投稿者: JD / ジェイド /

ジェイドと呼んで下さい。 ワラジ履きまくってます。 家族最優先。 得られなかったぴかぴかメダルを獲得するための戦いの最中。起業・サラリーマン経験あり。 文字を書くこと、文字を読むこと、どちらも中毒的に大好き。 (2016/3/10更新)